天意養(yǎng)老院管理系統(tǒng)是一款針對養(yǎng)老機構(gòu)日常管理打造的管理軟件。系統(tǒng)主要包括接待管理、費用管理、老人管理、員工管理、床位管理、護理管理、事故處理、庫存管理等管理組件為一體，涵蓋了養(yǎng)老院整個運作流程。系統(tǒng)設(shè)計以具體的業(yè)務(wù)對象為目標，以老人為中心，以業(yè)務(wù)為主線，充分重視客戶的管理特色和風格。

【功能特點】

　　1、系統(tǒng)設(shè)置：對本軟件一些基本信息的設(shè)置，包括有：樓宇設(shè)置、房間設(shè)置、月收費標準設(shè)置、特殊服務(wù)費設(shè)置、階段性費用設(shè)置、數(shù)據(jù)字典、系統(tǒng)參數(shù)等設(shè)置。

　　2、接待管理：主要包括咨詢接待、來訪登記、床位查詢、老人查詢等內(nèi)容。

　　3、老人管理：主要包括入住管理、請假管理、特殊服務(wù)、辦理退住、護理記錄、事故記錄、生日提醒、媒介渠道對比等內(nèi)容。

　　4、收費管理：主要包括費用結(jié)算及續(xù)費、備用金繳費、入住繳費、退住結(jié)款、現(xiàn)金記賬、老人銀行清單、繳費明細查詢、老人欠費清單等內(nèi)容。

　　5、護理員管理：主要包括員工管理、員工請假、員工獎懲、生日提醒等內(nèi)容。

　　6、庫存管理：主要包括貨品檔案、入庫管理、出庫管理、出入庫統(tǒng)計等內(nèi)容。

【系統(tǒng)要求】

　　1、計算機硬件在486等級以上。

　　2、軟件要求操作系統(tǒng)為中文WIN98SE,WIN2000,WINXP或更高版本。

　　3、裝有microsoft數(shù)據(jù)庫驅(qū)動程序

　　4、屏幕分辨率800X600以上

【使用說明】

　　1、進入系統(tǒng)主界面

　　2、系統(tǒng)設(shè)置

　　2.1 樓宇房間設(shè)置

　　模塊功能：房間設(shè)置是公寓的基礎(chǔ)。

　　依次增加 大廈、樓層、房間信息。

　　房間信息的變更也在此編輯。

　　2.2 月收費標準設(shè)定

　　模塊功能：編輯公寓的收費標準。

　　注意，床位費涉及退費計算，如個案有不同費用，可在老人編輯中定制。

　　老人入住、退住、短期居住，系統(tǒng)都智能按規(guī)則核算月、日費用。

　　2.3 月入住初始費設(shè)定

　　模塊功能：設(shè)定老人入住時，應(yīng)繳的費用。

　　注意，老人入住時，可在老人編輯中選擇和修改所需費用。

　　2.4 特殊服務(wù)費設(shè)定

　　模塊功能：設(shè)置特殊服務(wù)的費用標準。

　　項目也可以不填寫費用標準，具體服務(wù)時，按實際發(fā)生登記。

　　2.5 階段性費用設(shè)定

　　模塊功能：設(shè)定降溫費、取暖費、過節(jié)費等階段性費用。

　　a、 系統(tǒng)智能判斷，用戶入住是否在收費有效期；

　　b、系統(tǒng)自動核算應(yīng)收多少天的費用；

　　c、請假、退住結(jié)算時，系統(tǒng)自動按日核算，退回或收取此類費用；

　　d、 重要：一旦增加新收費項目、系統(tǒng)既開始預(yù)收取暖費、節(jié)日費。

　　2.6 數(shù)據(jù)字典維護

　　模塊功能：各個模塊常用輸入條目，做成字典詞條。

　　錄入時只選擇即可。簡化操作過程，當項目內(nèi)容增添變化時，在此維護。

　　注意：關(guān)注字典中 “現(xiàn)金記賬”  “獎懲類型” “事故類型”等，應(yīng)隨實際變化，隨時編輯此字典。

　　3、接待管理

　　3.1 咨詢接待

　　模塊功能：來訪咨詢，電話咨詢、預(yù)約床位的登記信息。

　　記錄來訪老人的資料、聯(lián)系方式、接待員工等信息，作為潛在客戶資料庫。

　　a、接待信息登記

　　咨詢可以預(yù)約30天以內(nèi)的房間，床位狀態(tài)會顯示為預(yù)約，如老人預(yù)約期滿后，系統(tǒng)會自動將該預(yù)約撤消，床位狀態(tài)恢復(fù)到空閑。

　　如有其他老人入住可停止對當前的預(yù)約狀態(tài)。

　　b、接待信息查詢

　　條件查詢方式：可以按了解渠道、咨詢?nèi)?、老人狀態(tài)、咨詢時間等組合查詢，如圖所示。其中姓名類的允許只輸入姓名中一個字即可。

　　c、咨詢轉(zhuǎn)入住

　　當咨詢的老人入住時，可在咨詢庫中選中老人，直接點“咨詢轉(zhuǎn)入住”按鈕。其資料將自動提交到老人入住檔案中。

　　3.2 來訪登記

　　模塊功能：老人家屬來訪已住老人的登記信息。

　　3.3 床位查詢

　　模塊功能：查閱當前所有床位的情況，圖形化直觀顯示所有床位狀態(tài)，如：在住、空床、請假等，用不同顏色標志床位信息。

　　點擊可查看床位所在老人的詳細信息。

　　3.4 老人查詢

　　模塊功能：公寓老人一覽表 ，提供多種查詢方式，功能請參閱下章“入住管理”。區(qū)別此處僅有查詢權(quán)限，不允許修改，供客服人員使用。

　　4、老人管理

　　4.1 入住管理

　　模塊功能：老人信息登記、床位調(diào)整、費用制定、健康情況、親屬信息。

　　此是老人管理中主模塊，功能最多，涉及范圍最廣，也最重要的模塊。

　　主界面如下：分為查詢區(qū)、查詢結(jié)果瀏覽區(qū)

　　a、條件查詢：提供多種查詢方式?？筛鶕?jù)姓名、性別、年齡、入住時間、房間號、合同號等來查詢、瀏覽老人信息。也可根據(jù)家屬信息查詢，工作單位等組合查詢。其中姓名類的允許只輸入姓名中一個字即可，如圖

　　b、清除查詢：清除查詢條件，為重選查詢做準備。

　　注意：如想忽略老人狀態(tài)，在所有老人中查找，必須先清除查詢條件。

　　c、老人編輯：點擊增加、修改按鈕，都會進入老人編輯，如圖

　　d、老人信息：根據(jù)合同和護理等級評測結(jié)果，填寫老人信息，分為以下幾部分：

　　(1) 基本情況：入住時間，老人姓名、年齡、家庭住址等身份信息；

　　(2)健康情況：健康檢查情況的輸入，主要疾病、用藥、主治醫(yī)院、簡易病史等；

　　(3)老人近況主要是老人的飲食、性格、嗜好、異常表現(xiàn)等個人特點信息；

　　(4)管理信息：護理級別、入住費、床位費用的確定，指定老人的主要責任護理員；

　　(5)床位安排和調(diào)整：點擊“選擇床位”，可以為公寓內(nèi)老人房間、床位的更換調(diào)整。

　　e、親屬信息：老人親屬的信息，身份證號和聯(lián)系方式等。

　　f、入住初始費

　　老人入住時，系統(tǒng)默認有交納的初始費用，如押金、一次性用品等。

　　根據(jù)每個老人的不同情況，可在此選定或修改費用，打鉤的為有效。

　　g、繳費情況：在此可瀏覽老人的繳費記錄。

　　h、護理記錄：在此瀏覽老人健康情況動態(tài)變化和護理記錄。

　　4.2 請假管理

　　模塊功能：老人請假外出的管理和記錄。

　　重點：老人請假超出一定天數(shù)，將按天退護理費、伙食費。系統(tǒng)默認為5天，可在系統(tǒng)設(shè)置中修改設(shè)定。

　　老人請假后，有3種狀態(tài)：請假、已銷假、已結(jié)算。

　　(1)請假即退假期的階段性費用（降溫、取暖、節(jié)日費）；

　　(2)老人請假超出5天，將按天退護理費、伙食費；

　　(3)報假日：即離開公寓，此天不算入??；

　　(4)銷假日：即假期的尾天，回來的前一天，此天不算入住。(狀態(tài)轉(zhuǎn)換為已銷假）；

　　(5)系統(tǒng)根據(jù)請假時間周期和狀態(tài)，記錄在月結(jié)費用中，判斷是否退費。(狀態(tài)轉(zhuǎn)化為已結(jié)算）；

　　(6)如果請假結(jié)束后要求退住的情況下，必須要先銷假后在退住。

　　4.3 特殊服務(wù)

　　模塊功能：特殊護理和其他費用發(fā)生時登記，在月結(jié)、退住收費時收取此費用。

　　a、特殊服務(wù)登記：依據(jù)“特殊護理費用項目表”登記（在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置）。

　　b、特殊護理記錄總覽。

　　4.4 辦理退住

　　模塊功能：為老人辦理退住手續(xù)，或死亡登記。

　　重點：確定退住的時間，自動標注相關(guān)聯(lián)的床位信息。

　　辦理手續(xù)時，選擇退住類型，寫明退住原因。

　　此時床位狀態(tài)已顯示為空閑狀態(tài)，可以再次接納其他老人。

　　4.5 護理記錄

　　模塊功能：建立護理檔案。

　　a、護理記錄登記

　　b、護理記錄瀏覽查詢

　　4.6 事故記錄

　　模塊功能：事故登記上報。發(fā)生老人事故后，及時在此登記。

　　a、事故記錄登記

　　b、事故記錄瀏覽查詢

　　4.7 生日提醒

　　模塊功能：老人生日，員工生日提醒。

　　公寓內(nèi)，老人和員工的生日，可顯示在同一列表中，方便一起慶祝。

　　可按日期先后排序，打印月生日列表。

　　4.8 媒介渠道對比

　　模塊功能：對客戶的入住渠道信息，進行分析統(tǒng)計，提供圖形化顯示。

　　為管理層做市場調(diào)研，廣告投放決策提供依據(jù)。

　　分為兩類分別統(tǒng)計：

　　a、在住老人的媒介渠道；

　　b、電話咨詢、來人咨詢的客戶渠道。

　　5、收費管理

　　5.1 費用結(jié)算及續(xù)費

　　模塊功能：根據(jù)上此結(jié)算周期段生成結(jié)算清單，打印收費收據(jù)。

　　(1)查詢來繳費的老人：輸入姓名或房間號，查到老人信息。

　　(2)月結(jié)：選中老人姓名后，點擊屏幕下方“月結(jié)”按鈕，進入費用結(jié)算。

　　(3)費用結(jié)算：可選擇交款、掛賬或免除，填入實收金額。

　　(4)追加月費用：每點一次，可追加一個月的入住費。

　　(5)繳費保存：點“繳費保存”，即開始打印收據(jù)。收據(jù)打印效果如圖：

　　5.2 備用金繳費

　　模塊功能：這里只對剛?cè)胱?，合同未簽完的客戶（觀察期的試住老人）。

　　僅交納備用金等初始費，此時入住費標準還未最終審核。

　　5.3 入住繳費

　　模塊功能：入住后，合同已簽訂完成的客戶。

　　此時入住費已經(jīng)審核，在此交納第一次入住費。

　　如老人尚未交過備用金等初始費，此時系統(tǒng)會智能判斷，一并收取。

　　5.4 退住結(jié)款

　　模塊功能：在“辦理退住”手續(xù)后，在此結(jié)款。

　　系統(tǒng)自動核算各種應(yīng)收應(yīng)退各種費用。

　　退住時是不能掛賬的。注意收款金額，負值為退款。

　　5.5 現(xiàn)金記賬

　　功能1：本功能設(shè)計為公寓流水賬記錄，支出、臨時收入；

　　功能2：老人日常消費，沒有使用服務(wù)記賬方式，而直接用現(xiàn)金支付的費用記錄；

　　功能3：在此模塊，可查閱所有歷史發(fā)生過的賬目內(nèi)容。

　　5.6 老人銀行清單

　　模塊功能：顯示關(guān)于老人銀行存款、取款和消費的詳細賬單。

　　5.7 繳費明細查詢

　　模塊功能：旨在對老人收費記錄，提供多功能的查詢組合方法。

　　目的：為監(jiān)察、審核提供有力手段。

　　5.8 老人欠費清單

　　模塊功能：顯示欠費老人的詳細賬單。

　　6、護理員管理

　　6.1 員工管理

　　模塊功能：員工信息檔案，記錄護理員的檔案資料、聯(lián)系方式、護理級別等詳細信息。

　　a、 檔案編輯：在此可以調(diào)整員工狀態(tài)：試用、在職、離職登記。

　　b、檔案瀏覽：根據(jù)需要的條件查詢?yōu)g覽。

　　6.2 員工請假

　　模塊功能：護理員請假、銷假管理。

　　每月的請假記錄，可導(dǎo)出EXEL表給相關(guān)部門使用，如：人事部工資核算。

　　6.3 員工獎懲

　　模塊功能：員工獎罰記錄、金額、時間、原因等信息登記。

　　獎懲記錄可按周、月份匯總報表。

　　6.4 生日提醒

　　模塊功能：老人生日，員工生日提醒。

　　公寓內(nèi)，老人和員工的生日，可顯示在同一列表中，方便一起慶祝。

　　可按日期先后排序，打印月生日列表。

　　7、庫存管理

　　7.1 貨品檔案

　　模塊功能：對本單位貨品進行檔案登記。

　　7.2 入庫管理

　　模塊功能：對貨品進行入庫登記。

　　7.3 出庫管理

　　模塊功能：對貨品進行出庫登記。

　　7.4 出入庫統(tǒng)計

　　模塊功能：對貨品出入庫情況進行詳細統(tǒng)計。

　　8、系統(tǒng)維護

　　8.1 操作權(quán)限

　　點擊主窗口左側(cè)的“系統(tǒng)維護”→“操作權(quán)限”按鈕，打開操作權(quán)限窗口。添加操作人員，請點擊“增加”按鈕，錄入操作人員名稱和操作密碼，注意操作人員名稱不能相同。刪除某操作人員，請選中該人員點擊“刪除”按鈕。系統(tǒng)默認操作人員所有權(quán)限為“不允許操作”，如允許某項操作，請點擊該項“不允許操作”，顯示“是否允許操作”前點擊打勾即可。

　　8.2 數(shù)據(jù)備份

　　點擊主窗口左側(cè)的“系統(tǒng)維護”→“數(shù)據(jù)備份”按鈕，打開數(shù)據(jù)備份窗口。系統(tǒng)默認備份路徑是當前文件夾下的backup，也可點擊“選擇目錄”按鈕來更改備份路徑，點擊“備份”按鈕進行數(shù)據(jù)備份。注意：如果系統(tǒng)需要重新安裝且保留原來數(shù)據(jù)，請選擇備份路徑一定在安裝文件夾外的位置，以防止備份數(shù)據(jù)被覆蓋。

　　8.3 數(shù)據(jù)恢復(fù)

　　點擊主窗口左側(cè)的“系統(tǒng)維護”→“數(shù)據(jù)恢復(fù)”按鈕，打開數(shù)據(jù)恢復(fù)窗口。系統(tǒng)默認備份路徑是當前文件夾下的backup，如恢復(fù)其它路徑中的備份文件，可點擊“選擇文件”按鈕來更改恢復(fù)路徑，點擊“恢復(fù)”按鈕進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

　　8.4 數(shù)據(jù)壓縮

　　點擊主窗口左側(cè)的“系統(tǒng)維護”→“數(shù)據(jù)壓縮”按鈕，打開數(shù)據(jù)壓縮窗口。點擊“開始壓縮”按鈕開始壓縮數(shù)據(jù)，完畢退出本窗口。

　　8.5 數(shù)據(jù)清理

　　點擊主窗口左側(cè)的“系統(tǒng)維護”→“數(shù)據(jù)清理”按鈕，打開數(shù)據(jù)清理窗口。點擊“開始清理”按鈕開始清理數(shù)據(jù)，完畢退出本窗口。